Nadie dijo que organizar eventos en la calle fuera fácil. Donde nosotros vemos un chute de energía, las marcas ven una oportunidad. Salir a la calle les permite acercarse al público: las menos conocidas se harán más visibles y las que están en el top of mind de los consumidores conseguirán fidelizar a sus seguidores. ¿El truco? Lograr que tengan una gran experiencia.

 

Cuando organizamos el Túnel de la Innovación junto a la Escuela de Ingenieros de Caminos mostramos al público general sus proyectos más punteros. De una forma didáctica y atractiva, aprendieron la utilidad que tienen para la vida cotidiana las obras y estructuras que se encuentran en su día a día.

 

Estructura del Túnel de la Innovación

Estructura del Túnel de la Innovación

 

¿Qué hay que tener en cuenta al organizar eventos a pie de calle?

 

  1. Antes de nada, los permisos: Las cosas de Palacio van despacio, lo mejor es iniciar los trámites burocráticos cuanto antes. Solicitar el permiso con 45 días de antelación como mínimo nos dará margen si el proceso se ralentiza. ¡Y es muy importante no olvidarnos de los permisos de carga y descarga o limitaciones como Madrid Central! Cada institución tiene unos requisitos, pero normalmente pedirán la descripción del evento y la representación visual de todos los elementos. Nuestro truco es ponérselo fácil y que se hagan nuestros amigos para que estén encantados de colaborar con nosotros.

 

  1. Mil ojos en las prospecciones: A la hora de organizar eventos, no debemos dejar que se escape ningún detalle. Tomar medidas de todo nos ayudará a reducir los imprevistos. ¿Vamos a montar una estructura? Tendremos en cuenta el peso y si el suelo va a poder soportarlo.

 

  1. Respetemos los horarios: Es importante tener presente la hora a la que se debe dejar de hacer ruido en los eventos en espacios públicos. Si hay áreas residenciales alrededor, es posible que el horario sea más restringido con el objetivo de evitar la contaminación acústica. Nos empaparemos bien del Decreto que regula los horarios en la ciudad donde se celebra para no pillarnos los dedos.

 

  1. La seguridad es lo primero: Antes de organizar eventos en la vía pública, es esencial diseñar un plan de seguridad que incluya todos los protocolos a seguir en caso de drama. Nos tomamos nuestro tiempo para incluir una correcta evaluación del espacio especificando todos los riesgos, además de indicar con qué personal de seguridad debería contar el espacio.

 

  1. Sillas de ruedas, bienvenidas: No olvidemos que al evento podrían acudir personas con movilidad reducida. Debemos tener claro cuáles son los accesos para las personas con discapacidad y dónde están situados los escalones que podrían entorpecer su experiencia. ¡Hagamos que sea accesible para todos!

 

Montaje del Túnel de la Innovación

Montaje del Túnel de la Innovación

 

  1. Publicidad exterior: Donde fueres, haz lo que vieres. Si queremos colocar algo de publicidad exterior, debemos prestar atención al entorno. Cada Comunidad Autónoma sigue unas normas en cuanto a la publicidad. Por ejemplo, si el evento es en Madrid, estudiaremos la Ordenanza Reguladora de Publicidad Exterior y si es en Barcelona, la Ordenanza de los Usos del Paisaje Urbano.

 

  1. Luces… y acción: Quedarnos sin luz en medio de un evento no es una opción. La mejor forma de asegurarnos de que vamos a tener energía es contar con un camión generador que podrá proporcionar toda la que necesitemos, sobre todo si estamos organizando un concierto. Tendremos claro desde el primer momento la potencia que vamos a contratar para poder seguir adelante.

 

  1. Limpieza: Cuando termina el evento, nuestro trabajo todavía no ha terminado. Aún queda el desmontaje y la limpieza. Aquí valoraremos los materiales que hemos empleado: suelos especiales, moquetas… Además, si hemos utilizado algún producto inusual, debemos averiguar si su limpieza requiere de algún tratamiento especial. Cuando todo haya terminado, no olvidemos que debemos ser lo más eco sostenible posible: reciclar la mayoría de los materiales y tirarlos en el Punto Limpio contribuirá a preservar el medioambiente.

 

Si vas a organizar eventos en la vía pública, imagina todas las posibles situaciones que puedan surgir para tener claro cómo actuar. ¿Te animas a lanzarte a la calle?